Una app de gestión de tareas hará tu vida más sencilla

Todos los profesionales en su diario vivir deben enfrentarse con un número variable de tareas pendientes, fechas de entrega, reuniones, plazos y demás obligaciones que exceden las capacidades de retención y memoria de la mayoría de las personas, sin tener en cuenta que es usual que las tareas y proyectos pendientes suelen ser compartidos con un grupo de trabajo, lo anterior significa que más allá de la capacidad de memorizar es necesario coordinar con otros profesionales. Todo esto suena como una misión imposible y en muchos casos lo es, sobre todo si es confiada a una sola cabeza y está demasiado sujeta al error humano, afortunadamente hoy en día existen muchas aplicaciones que nos ayudan a gestionar nuestras tareas de manera eficiente sin dejar nada de lado.

Si necesitas un gestor de tareas que te ayude a organizar tus deberes individuales y proyectos personales, entonces Google tiene un par de aplicaciones gratuitas que harán tu vida más sencilla.

Google calendar  y Google Keep  

Si tienes una cuenta de Google, puedes ir a la tienda de aplicaciones de tu teléfono móvil, y descargarla directamente, también es posible tenerla como una extensión de Google Chrome si este es el navegador que usas con regularidad. Esta aplicación se basa en una bitácora de notas que pueden contener texto, imagen y audio, es posible marcarlas por colores dependiendo de la categoría a la que pertenezcan o a su grado de importancia; cada nota cuenta además con la posibilidad de crear listas de subtareas con su respectiva casilla de verificación, designando fechas de vencimiento, recordatorios y ubicación para las tareas.

En el caso de Google Calendar es posible crear eventos, pero también programar tareas y poner recordatorios, es muy útil para tener una visión global de nuestra disponibilidad de tiempo y carga de trabajo en un periodo de tiempo.

Si tus necesidades de un gestor de tareas no son individuales, sino colectivas, son necesidades empresariales e involucran grupos de trabajo en diferentes áreas, entonces necesitas una herramienta con funciones más especializadas y de fácil integración con los procesos ya establecidos en tu empresa. Escoger esta herramienta no es decisión fácil, pero sin lugar a dudas TimeManager puede ser una herramienta útil para ti y la gestión de tareas es solo una de sus funciones. Acá de damos algunos consejos para que uses tu herramienta de gestión de la mejor manera.

hazlo a tu manera

Para que la inversión hecha en el gestor de tareas valga la pena debes ser constante con tu uso y tiene que cubrir tus necesidades y las de tu equipo de trabajo, que la tecnología sea una ayuda para dinamizar los flujos de trabajo. Organiza un sistema en el cual el núcleo de trabajo sea los proyectos pendientes que deben salir adelante y usa la aplicación en función de estas necesidades, esto quiere decir que uses la tecnología a tu favor, aquellos ítems que son útiles para algunos no lo son para todos, la aplicación es una guía, úsala de la forma más conveniente para tu empresa. Asegúrate de que todo tu equipo adopte el sistema que creaste para sacar el mayor provecho de tu gestor de proyectos.  

Responsabilidad

Nada, ni la mejor aplicación jamás creada, podrá servir para ti y tu equipo de trabajo si no se usa con responsabilidad, ten presente que un gestor de tareas ayuda a la organización de los flujos de trabajo pero no realiza los deberes por ti, si dejas todas las tareas para último momento, siempre las postergas, incluso dejas que se excedan los plazos inicialmente establecidos para cada tarea, de más en más la lista de pendientes irá creciendo hasta hacerse interminable.

Las aplicaciones como TimeManager que tienen un sistema de visualización tipo semáforo que asigna a las tareas diferentes colores dependiendo de su estado, terminada, próxima a vencerse o vencida (verde, amarillo y rojo), esto permite tener un control de las tareas sin realizar. Que la lista no se vuelva interminable!

Da toda la información

No olvides añadir a todas tus tareas, sin importar su grado de complejidad, toda la información posible al respecto, descripción, personas implicadas, lugar, nivel de prioridad, proyecto al que pertenece; pero sobre todo no olvides asignar siempre las fechas de inicio y de vencimiento a todas tus tareas.

Se practico

El fin último de una App para gestionar tus tareas es la organización, debe ser simple de usar, optimiza el uso que le das y la forma en la cual ingresas información en ella, la idea es que gastes el menos tiempo posible en la programación de los deberes para tener más tiempo en la realización de los mismos

Se constante hasta que se vuelva natural

Como humanos somos criaturas de hábito. Nos sentimos más confiados cuando las actividades que realizamos ya son conocidas por nosotros. Haz que el uso de la aplicación  se vuelva parte de tu rutina y en cuestión de un par de semanas esta labor estar naturalizada y empezaras a ver los resultados de usar un gestor de tareas, serás más eficiente y productivo, sentirás tener más control sobre las tareas que debes realizar.