Tres claves para que gestiones tu tiempo eficazmente

Gestión de tiempo

Una empresa que es exitosa no solo lo es gracias al alcance de los objetivos que se propone, sino a que estos se cumplan en los tiempos determinados y con el nivel de recursos adecuados. No basta conseguir resultados, entonces: lo realmente importante es cumplir con las tareas de la manera más eficiente posible. La gestión de tiempo permite medir la productividad de una empresa. Saber controlar el tiempo de forma adecuada brinda bienestar a los trabajadores e incrementa sus progresos laborales.

Compartimos contigo, en Time Manager, tres claves para que aprendas a gestionar tu tiempo eficazmente.

Empieza a planear

La buena gestión del tiempo comienza con la planificación: debes preguntarte cómo emplearás las horas de que dispongas en tu trabajo. Es recomendable que prepares listas semanales y diarias de tareas pendientes y que pienses con anticipación en lo que debes hacer en los próximos meses. Cada día, dedica 15 minutos al comienzo de tu mañana para escribir tu lista de tareas para dicho día, y cada lunes usa parte de tu jornada matutina para determinar cuáles serán las obligaciones de la semana.

Es importante que programes los deberes prioritariamente: debes separar las tareas cruciales de las menos urgentes. Si trabajas en un proyecto grande, divide la labor en subtareas que se pueden completar en tiempos cortos (una hora o 90 minutos). Crear plazos ficticios de entrega de tareas o proyectos te ayudará a avanzar con constancia en el desempeño de tu trabajo.

Ten presente que puede ocurrir algo inesperado: reserva un poco de tiempo en caso de que emergencias genuinas y asuntos de última hora surjan inevitablemente. Por ejemplo, si crees que puedes preparar un contrato antes del mediodía del martes, dile a tu cliente que lo tendrás listo antes del miércoles a las 3:00 p.m. Así, si entregas el documento el martes, tu cliente estará muy satisfecho.

Por último, no olvides registrar el tiempo que empleas: mantener buenos registros de las horas trabajadas puede conducir a mayores facturaciones y a una práctica de la ley más productiva.

Organiza tu oficina

Una oficina y un escritorio libres de desorden te ahorrarán tiempo valioso. No perderás buena parte del día buscando documentos que necesites y serás capaz de centrarte en las tareas que tengas sin distraerte con cartas o revistas misceláneas.

Utiliza una agenda o calendario electrónico para registrar todas tus citas personales y de negocios. Incluye las fechas de eventos y recordatorios de cualquier asunto pendiente. Registra aquí las tareas diarias que planificaste (ver punto anterior).

Archiva inmediatamente todos los documentos que recibas y todas las anotaciones telefónicas. Puedes utilizar carpetas de colores para diferentes documentos. Por ejemplo, el correo entrante se puede guardar en una carpeta azul. La correspondencia puede ir en una carpeta roja, etc.

Utiliza el bote de basura: no acumules material sólo porque existe la posibilidad de que quieras volver a mirarlo. Para obtener información importante sobre temas como, por ejemplo, memorias de investigación que deseas conservar, desarrolla un sistema de archivo alfabético simple y guarda allí el documento.

Supera la procrastinación

Dilatar el cumplimiento de las tareas es una pérdida de tiempo común en estudiantes y trabajadores. Los abogados no escapan de este problema. Para dejar de lado la procrastinación conviene que te preguntes, en primer lugar, qué te detiene. Muchas veces la procrastinación tiene lugar porque no sabes cómo avanzar con una tarea. En este punto, no debes detenerte, sino averiguar (con ayuda de otro abogado o de una búsqueda de información) cómo proseguir con tus labores.

¿Estás trabajando muy lentamente porque no sabes por dónde empezar una tarea? La mayoría de proyectos pueden iniciarse de muchas formas (no es necesario empezar a trabajar en un punto específico de inicio). Así que no temas dar inicio a una tarea abordando cualquier asunto. Tú eres libre de elegir si comienzas en la parte más fácil o si te enfrentas a la más difícil primero.