Tecnología y firmas – Qué aporta valor y qué no en una firma de abogados

Pensar en el derecho como un negocio y utilizar la tecnología para alcanzar más metas a nivel organizacional es el medio ideal para impulsar y hacer prosperar firmas en un entorno cambiante.

Tecnología y firmas

Si eres abogado debes escuchar muy a menudo acerca de cómo en la actualidad el mercado va a transformar trascendentalmente la forma en que las firmas de abogados operan. Sin embargo, es momento de pensar qué pueden hacer las firmas para prepararse para estos cambios y cómo sus profesionales pueden estar listos para los nuevos entornos. Si quieres destacarte profesionalmente y llegar lejos, es parte de tu deber como practicante del derecho mantenerte al tanto sobre los elementos que constituyen los cambios que está experimentando tu sector y tener la mejor disposición para avanzar junto a estos cambios. La desinformación y la inactividad al respecto podría desembocar en un suicidio a nivel laboral.

El primer paso es pensar no solamente como un abogado, sino como parte de un gran conjunto de profesionales que emprenden un negocio. Es hora de empezar a implementar estrategias teniendo en mente el crecimiento de tu empresa. Sí, de tu empresa. Para ello requieres de un tiempo para centrarte en los siguientes pasos a seguir y lo que esperas conseguir con ellos. Es verdad que en un mundo como el de un abogado no es tarea fácil, existen miles de otras tareas que apremian, sin embargo, si realmente deseas adaptarte al futuro, el tiempo para los proyectos empresariales y la planificación son esenciales y deben empezar a ocupar un espacio considerable de tu agenda.

Elimina desperdicios y empieza a conducir tu negocio

En otras palabras, debes empezar a clasificar aquello que haces en dos categorías: aquello que aporta valor, y aquello que no lo hace. Entre las cosas que aportan valor encontramos las tareas que se realizan en la firma y que están orientadas a mejorar la situación del cliente, por más mínimas que sean; y entre aquellas que no lo hacen, por consiguiente, están aquellas que pueden generar una pérdida de tiempo, al no aportar a la mejoría de la situación del cliente.

¿Qué no aporta valor?

Hemos clasificado las tareas que no aportan valor en las siguientes categorías:

  1. Sobreproducción: Todo lo relacionado con situaciones en las que se hace más de lo necesario. Puede ser que se hayan creado demasiadas copias para un documento o que se encuentren demasiados profesionales dedicados a un solo asunto.
  2. Tiempo de espera: Todo lo relacionado con el tiempo que se pierde en tareas sencillas que requieren esperas prolongadas. Estar de pie frente a la fotocopiadora a la espera de un documento muy extenso puede entrar en esta categoría.
  3. Desperdicio de talento: Cuando los profesionales no están trabajando en su nivel más alto y se descuida el talento en el trabajo en equipo.
  4. Movimiento innecesario: Tener que levantarte y caminar una distancia considerable para realizar tareas tan simples como escanear documentos.
  5. Procesamiento extra: Hacer cosas que los clientes no quieren o no necesitan. Gastar demasiado dinero en un buen papel, por ejemplo.
  6. Inventario inasequible: Cuando se cuenta con los documentos necesarios pero el acceso a estos es limitado a razón de falta de gestión en el archivo.
  7. Transporte de documentos: Cuando el envío de documentos se convierte en una tarea que requiere de gastos de dinero y de tiempo, el transporte de documentos se convierte en una tarea que no aporta valor y que al contrario, hace menos eficientes los procedimientos.

Implementación de la tecnología

Si no tienes claro cómo vas a llegar a alcanzar algún logro o cómo vas a llegar a algún punto con tu firma, es muy posible que estés perdiendo energía y tiempo sin necesidad. Existen herramientas tecnológicas que utilizadas en conjunto pueden llegar a mejorar tu flujo de trabajo.

Si necesitas llevar una lista de tareas por realizar, Trello puede llegar a ser una solución muy eficaz. Con ella eliminas el problema del exceso de papel en tu escritorio y llevas un seguimiento de tu progreso.

En el caso de la comunicación, Slack es una solución eficaz en lo relacionado con trabajos en equipo y seguimiento de tareas.

Finalmente, nuestra mayor recomendación, si deseas llevar todo en un mismo lugar, son los software de gestión de práctica. Estos tipos de software han logrado renombre entre las firmas de servicios profesionales, hecho que vale la pena tener en cuenta. A partir de estos software el almacenamiento de archivos, el seguimiento de tareas y la gestión de facturación y cartera puede realizarse desde el mismo lugar, eliminando intermediarios, tiempos de espera e inventarios inasequibles, entre otras ventajas.