La importancia de las mediciones en una firma de abogados:
¿cómo escoger una herramienta para medir?
Las firma de abogados, al igual que las empresas que prestan servicios profesionales, son un negocio y para nadie es un secreto la necesidad que toda empresa tiene de tomar decisiones de negocios informadas, pero ¿Cúal es la mejor manera de hacerlo?. Todos queremos sentir que las decisiones que tomamos son las adecuadas y son legítimas y para ello necesitamos bases que nos ayuden a fundamentar nuestra decisión, como las métricas, las herramientas para llevar a cabo las mediciones y relacionar los datos con los demás elementos a analizar, al igual que la plataforma que permita la visualización dichos datos en su totalidad pero de una manera manejable.
Los servicios que las firmas ofrecen a sus clientes son valiosos, por lo tanto, es fundamental medir y supervisar los procesos que realizan, la satisfacción del cliente y su retorno efectivo a la firma. Esta medición y supervisión va más allá de las horas que se deben registrar para ser facturadas, esta es solo su capa superficial, su fin último es conocer cada cliente y saber si el efectivo ingresado supera lo invertido en términos de tiempo, esfuerzo y conocimiento; todo se trata de productividad y rentabilidad.
Sin lugar a dudas para poder tener conocimiento sobre qué tan rentable es un negocio se debe iniciar por una medida básica y simple de ingresar, esto significa que las horas deben ser registradas ¿cuánto tiempo tarda un asunto específico desde su momento de inicio hasta su cierre?. Medir el tiempo registrado y facturado, por asunto, cliente o abogado le ayuda a los departamentos legales a determinar cuánto debería tardar un procesos según su naturaleza, y de esta manera tener conocimiento sobre el aumento o disminución de la eficiencia.
El tiempo es un recurso limitado, controlarlo es importante y sin medición no hay control, por esta razón la tecnología es un gran activo para cualquier práctica legal, las métricas asociadas a la hora facturable se deben articular con los procesos de organización de trabajo para ayudar a que su firma tenga éxito, nada de lo anterior puede lograrse sin las herramientas adecuadas.
¿Qué debemos tener en cuenta al momento de buscar una solución tecnológica que responda a esta necesidades?
- la herramienta que ha va a implementar debe tener módulos de trabajo colaborativo y ofrece servicios centralizados para la administración: Para todas las firmas es importante que los abogados, administradores y socios puedan tener acceso a un calendario colaborativo donde se tiene una visión global de los procesos que se llevan a cabo y los eventos programados. Si algunas características de personalización son más aptas para algunos usuarios que para otros, al igual que la posibilidad de acceder a determinada información, la herramienta debe permitir varios niveles de permiso dependiendo del usuario.
- Debe ser fácil de usar: Todas las personas que hagan parte de la firma, sin importar su rango o título deben poder tener acceso a la herramienta y su manejo debe ser intuitivo y sencillo, no es rentable gastar días de entrenamiento para navegar por la herramienta y acceder al sistema.
- La accesibilidad: La herramienta debe integrarse con Microsoft, otros softwares de la firma y dispositivos móviles en línea, además debe tener sistemas de respaldo en la nube.
Time Manager es la solución que su firma necesita y las anteriores son solo algunas de las características que tenemos para ofrecer.