Time Manager Analytics

¿Si su firma fuera un país, qué país sería?

Time Manager Analytics sigue creando el mejor contenido para firmas asociadas y no asociadas a la plataforma de Time Manager.

¿Te has preguntado cuáles son las mejores prácticas en una firma de abogados? ¿Qué comportamientos permiten augurar su éxito y, por el contrario, qué comportamientos podrían perjudicarlas en el futuro?

Time Manager Analytics ha realizado un análisis de 4 firmas de abogados usuarias de la plataforma Time Manager, utilizando 3 indicadores aplicados a los países con el fin de encontrar información valiosa que permita a socios y gerentes comprender cuáles son las mejores prácticas para cada tipo de firma y los riesgos que implican ciertas decisiones.

Los hallazgos son interesantes para la adecuada gestión de una firma.

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Taxonomía: La ciencia de organizar la información y su importancia dentro del trabajo colaborativo

Taxonomía

¿Le ha pasado que necesita de los miembros de su equipo para entender o encontrar el status de un caso?

De qué hablaremos hoy:

La Taxonomía dentro del trabajo colaborativo es la solución de su problema, porque sin duda es un problema. Ya le explicamos por qué.

Una de las claves para Time Manager, es permitirle a sus clientes tener una organización universal dentro de su compañía para ordenar su información.

Lo anterior porque, gracias a esta organización, existe una trazabilidad más certera de lo que está ocurriendo con nuestros clientes y con sus proyectos como resultado final.

Contar con un sistema que de verdad organice nuestra compañía es tan importante como medirla, pues desde aquí parten varios puntos que pueden ayudar a registrar el día a día.

¿Qué es la taxonomía?

Es la ciencia de la organización de la información que permite llevar una gestión unificada de cada cliente, sus casos, proyectos y documentos; todos bajo un parámetro único.

¿Para qué me sirve?

Por medio de este sistema de organización es mucho más sencillo validar, los tiempos de trabajo dedicados, la evolución de los proyectos y así mismo tener una gestión documental dentro de la compañía de manera ordenada y fácil de identificar.

¿Qué beneficios aporta a mi compañía?
  • Reporte de tiempo: Dentro del reporte de sus trabajadores, podrá conocer a qué cliente y proyecto han dedicado el tiempo de trabajo por medio de  un ítem específico.
  • Ordenar los procesos por cliente/asunto: Cada cliente tendrá organizados los procesos que se le han realizado, los documentos anexados y proyectos a realizar.
  • Una organización en el reporte de trabajo realizado: Conocer con certeza el historial de lo que ha pasado con el cliente/proyecto es más sencillo cuando tenemos un cliente, asunto e hito registrado y llevamos sobre estos parámetros los registros de nuestros clientes.
  • Gestión documental ordenada: Con una taxonomía definida, sus reportes serán más claros y puntuales, pues sus empleados no estarán registrando sus tiempos con cualquier nombre, sino que ya tendrán un estándar de registro para su tiempo. Además a la hora de buscar una documentación específica, será más sencillo traerla con un nombre/asunto definido.

Si quiere conocer más acerca de esta herramienta, no se pierda nuestros artículos semanales o si prefiere, contacte uno de nuestros asesores que le ayudará a resolver sus dudas en una sesión gratuita y exclusiva pensada en  usted y sus necesidades.

Puede leer también: 6 Tips para evitar trampas detrás de la cultura organizacional.

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WORK IN PROGRESS – WIP. Conocer mi capacidad instalada y cómo se destinan mis activos.

Work In Progress

¿De qué hablaremos hoy?

Esta semana hablaremos sobre Work In Progress – WIP, cuál es su importancia y cómo este indicador nos permite: 

1) Controlar cuánto tiempo hemos invertido en un asunto activo que no se ha facturado. 

2) Cuánto tiempo dejamos de facturar o asociar a facturas de asuntos ya facturados.

¿Qué es el WIP?

El Work In Progress WIP es el tiempo que se ha invertido en asuntos que no se han facturado, es el tiempo activo que está disponible para ser revisado antes de generar la factura al cliente. 

En el WIP también encontramos la producción, que se define como el tiempo total invertido en un asunto sin importar si ha sido facturado o no, cuando todos los tiempos de un asunto han sido facturados, el WIP es igual a la producción.

Puedes suscribirte al Newsletter para que recibas nuestro próximo artículo dónde ampliaremos el tema sobre la producción.

¿Cómo conozco mi WIP?

Para conocer el WIP total de un asunto se debe sumar el tiempo total invertido (no facturado) por todos los profesionales que han trabajado en el asunto.

Qué beneficios principales obtengo con la medición a través de indicador WIP:

Con el uso de este indicador podemos:

  • Proyectar la facturación de nuestra compañía correspondiente a la porción de asuntos que facturamos por horas.
  • Llevar el manejo de inventario de la materia prima, que para el caso de las empresas de servicios profesionales son dos activos: el conocimiento y el tiempo. Estos al ser intangibles requieren una medición rigurosa.
     
  • Controlar que todos los tiempos invertidos sean facturados para el caso de los asuntos facturados por horas. 
  • Para los asuntos facturados por mensualidad o monto fijo, nos permite controlar la rentabilidad y medir el costo de oportunidad en caso de que el valor del tiempo invertido sea mayor a los honorarios acordados con el cliente.
  • Identificar una proyección en costos frente a resultados finales.
  • Conocer el uso de capacidad de su equipo versus la capacidad instalada. En sí, le permite saber cuánto tiempo está dedicando su equipo a los proyectos con clientes del total de horas laborables del periodo.

El uso del WIP dentro de su empresa le permite conocer de manera objetiva y en tiempo real el esfuerzo invertido en un proyecto, controlar costos de oportunidad, rentabilidad y capacidad instalada.

Puedes leer también: KPIS Y UNA VISIÓN A LA IMPORTANCIA DE SU IMPLEMENTACIÓN, CÓMO, CUÁNDO Y POR QUÉ.

Una herramienta de apoyo para controlar el WIP

En Time Manager nos comprometemos a mejorar los procesos de todos nuestros clientes, entre ellos, el de conocer la importancia de su WIP como uno de los principales indicadores que ofrece nuestra plataforma.

Si ya lo tiene presente pero no tiene un sistema que lo mida por usted, podemos ayudarle o si, por el contrario, aún no tiene este indicador dentro de su gestión, le enseñamos cómo implementarlo.

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KPIs y una visión a la importancia de su implementación, cómo, cuándo y por qué.

KPIs y herramientas de gestión
De qué hablaremos hoy: 


KPIs y herramientas de gestión, una visión sobre la importancia de medir nuestras compañías.

Esta semana tuvimos un webinar al que seguramente muchos de ustedes asistieron. Para este evento, nos preparamos durante semanas y procuramos que los expertos en el panel tuvieran un amplio conocimiento en diferentes áreas del Sector Legal

Entre estos, Sergio León nuestro gerente y 3 asistentes quienes lo acompañaron a compartir sus experiencias los cuales sumaron más de 25 años de recorrido en firmas legales. Todos gerentes expertos que han llevado sus compañías a crecimiento.

El Foco de Nuestro evento:


Buscamos aclarar la importancia de los KPIs (Key Performance Indicators) para una compañía, enfocados principalmente en el sector legal.

Lo que encontramos:

Existen unos objetivos clásicos, que son aquellos que normalmente usamos en nuestras compañías, pero dejamos de lado lo cotidiano que se nos ha convertido en paisaje y nos olvidamos de su importancia y valor. Un  ejemplo sería la gestión de la operación en conocimiento y tiempo, entre esto, contabilizar las horas trabajadas dentro de nuestra firma de abogados.

Qué es lo que realmente debemos gestionar: 

¡Lo que no vemos! Pues si no lo podemos medir, seguir por este camino es desconocer a nuestra empresa.

Para saber y decidir debemos tener información, arrancando con un presupuesto anual de recursos que incluyan lo que queremos ganar, con quienes contamos para proveer el servicio y a quien queremos venderlo. Teniendo claro esto, ya sabemos cuál será nuestra estrategia, seguida de la táctica y el cómo.

El cómo es, básicamente, entender la importancia de tener el control de las horas facturadas, la ocupación activa o los gastos, la ocupación dividida por día, el cálculo de costo por hora y definir las tarifas por abogado, así como la taza, volumen y frecuencia.

¿Qué es lo que debo controlar? 

  • El costo
  • La facturación
  • La operación

Porque si no nos medimos, ¿qué tan seguros estamos de lo rentables que podemos ser?

Identificar qué y cómo vendemos nuestros servicios para construir nuestro modelo de ingresos es un primer inicio y así mismo debemos saber si realmente estamos facturando lo que trabajamos, cuánto nos tardamos en facturarlo y cuanto tarda nuestro cliente en pagarlo. 

Sabiendo esto, sabremos entonces si realmente estamos siendo rentables o no.

Así como este tema, también dentro del evento tocamos temas como el WIP (Work In Progress) y la importancia de conocer en tiempo real lo que se está produciendo dentro de nuestra compañía, que ciertamente va ligado a la facturación y controlando nuestro WIP vamos a poder tener un mejor control de mi facturación realizada o a realizar, además de entender a nuestros abogados o equipo de trabajo a qué están dedicando su tiempo, cómo está nuestra capacidad instalada y qué decisiones debemos tomar si queremos mejorar nuestra operación, mantenerla o estabilizarla, si es el caso.

Controlar es saber que el dinero no se nos está yendo entre los dedos, además nuestra tarifa estará basada en costos bien estructurados y analizados así como la toma de decisiones, que será informada y sobre el tiempo real que vive la compañía.

Si ya mide su compañía, le recomendamos seguir los tips que estaremos dando dentro de nuestro contenido semanal para que siga alineándose a las tendencias del mercado, si no, este es el momento de comenzar a hacerlo.

Lo invitamos a ver nuestro webinar si no lo ha visto y a que siga creciendo y evolucionando su gestión empresarial a diario.

Puede leer también: ¿Conoce el verdadero valor que tienen los activos intangibles en su compañía?