¿Cómo ser un profesional del derecho de siglo XXI? – Es hora de crear estándares en tu práctica

Cada vez son menos las firmas u oficinas de abogados que operan a partir de la intuición y si siguen haciéndolo, puede llegar a costarles demasiado dinero. Te compartimos algunos pasos a seguir para lograr una estandarización de las prácticas en tu firma

Profesional del derecho de siglo XXI

¿Te sientes intimidado por la idea de estandarizar las operaciones que se realizan en tu pequeña firma de abogados, en tu departamento o en tu oficina? No te preocupes, no debes estarlo, la estandarización de los procesos que se llevan a cabo a diario en tu firma no debe ser aterradora, y por los beneficios, vale la pena el esfuerzo.

Imagínate la siguiente situación: es el primer día de un nuevo integrante de tu firma. Llega a su escritorio y tú esperas que empiece a desempeñarse en su nueva labor. Si bien existe una intención clara de aprender en los nuevos empleados, tomará un tiempo antes de que sea capaz de trabajar con la misma eficacia que sus demás compañeros de trabajo. Si te dijéramos que existe una forma de mejorar esta situación ¿No te gustaría que tomara menos tiempo el aprendizaje y el proceso de este nuevo colaborador en tu firma para llegar al mismo punto de velocidad que los demás?

Justamente allí es donde la estandarización entra al juego. Cuando logras estandarizar los procesos que los miembros de tu equipo realizan diariamente, es muchísimo más fácil para todos trabajar con mayor exactitud y comprometerse más rápidamente. La razón: todos saben los procesos a seguir, cuentan con el material necesario y no necesitan estar gastando su tiempo y el de sus compañeros en averiguar cómo se hace o a dónde se envía cuando pasa una u otra situación.

Ahora que tenemos claro por qué es importante estandarizar las prácticas que se llevan a cabo en tu firma, te hablamos de tres aspectos que deben estar estandarizados en tu firma si realmente deseas ser y actuar como un abogado de siglo XXI.

Estandariza las plantillas

Una parte importante de la estandarización implica el desarrollo de plantillas para toda la empresa. Es mucho más sencillo cuando sabes que cada miembro de tu equipo utiliza la misma carta de compromiso, la misma plantilla de notas sobre los clientes, las mismas plantillas para informar a los clientes de novedades o de los honorarios que deben a la firma, etc.

Gracias a esta estandarización estarás seguro de que todo lo que sale de tu firma cumple con tus propios estándares de calidad y que posee una unidad que será muy bien apreciada por aquellos que entran en contacto contigo.

Estandariza el almacenamiento y la categorización de la información

Igualmente, no basta solamente con la creación de plantillas, debes considerar cómo administrar todos tus archivos. En primer lugar, establece la forma en que conservarás tus archivos. Puede ser por medio de un sistema de gestión de práctica, un Practice Management System como Time Manager que te permite almacenar en la nube tus archivos sin riesgo de que sean violados o propensos a pérdida, que es, no sobra decirlo, lo más recomendable, o por medio de archivos físicos. En segundo lugar, debes tener claras las reglas sobre dónde se archiva (carpetas y subcarpetas) y cómo se nombran los documentos, lo anterior con el fin de encontrar rápidamente cualquier documento sin perder tiempo en su búsqueda.

Cuando logras estandarizar el almacenamiento y la categorización de la información de tu firma, tus colaboradores e incluso tú mismo podrás acceder a la información sin tantos intermediarios y sin pérdida de tiempo. Incluso, si cuentas con un sistema de gestión que te permita almacenar la información de tu firma en la nube, podrás acceder a ella desde cualquier lugar y a cualquier hora del día.

Estandariza el almacenamiento y acceso a las información que recibes vía web

Finalmente, los correos electrónicos. Si estos están relacionados con archivos de importancia para tu firma, que es muy posible, puesto que es uno de los medios favoritos de las empresas para enviar documentos, lo mejor es que sean guardados correctamente y sean puestos a disposición de los miembros adecuados de tu equipo.

Esta estandarización no es muy tenida en cuenta, sin embargo, permitirá que todos los miembros puedan seguir con la comunicación y operación de casos con tus clientes. Suele suceder con mucha frecuencia que justo quien mantiene la comunicación con determinado cliente, y es el único encargado de este, se encuentra en una reunión o ausente y sus compañeros, que bien podrían retomar el proceso en su ausencia, no pueden trabajar debido a la falta de información del caso.