Consejos para posicionar una pequeña firma de abogados

Consejos para posicionar una pequeña firma de abogados

Ya has procurado seguir los primeros pasos que se necesitan para crear una firma de abogados. Ahora sientes que es momento de crecer. Puede que estés buscando que tu actual equipo de trabajo crezca o se haga más poderoso, incluso puedes estar buscando un crecimiento de tus beneficios. No importa cuál sea el objetivo de expansión de tu firma, el crecimiento no es tarea fácil. Sin embargo, hoy queremos compartir contigo los pasos que debes realizar con el fin de posicionar tu firma de abogados y lograr el crecimiento que tienes planeado.

Antes de empezar, es importante que respondas estas preguntas ¿Estás realmente listo para tratar tu pequeña firma como lo que es, un negocio? ¿Te sientes lo suficientemente comprometido como para impulsar cambios que hagan que tu firma sea cada vez mejor? Si tu respuesta es afirmativa en ambos casos, es hora de ir a los pasos.

Busca un sistema que te permita gestionar tu práctica

Primero lo primero, si quieres impulsar tu firma es necesario contar con un sistema de gestión de tu práctica. Sabemos que para ti no es una sorpresa, pero las mejores firmas de abogados cuentan con estos sistemas especializados en la gestión de prácticas legales.

Aunque existen firmas que han sido capaces de configurar sistemas de acceso público utilizando una combinación de herramientas como Microsoft Outlook y OneNote, estas firmas, a parte de ser muy pocas, necesitaron un alto nivel de experiencia y mucho tiempo para trabajar con éxito. La verdad es que constituye más un riesgo que una oportunidad hacer uso de herramientas que no están construidas para trabajar en conjunto a favor de los practicantes del derecho.

Si realmente estás interesado en posicionar tu pequeña firma, es crucial adquirir un sistema específicamente diseñado para la gestión de firmas de servicios profesionales como la tuya. Te recomendamos que al buscar uno, busques una opción que cuente con todas las áreas de operación que se realizan en tu firma, no solo algunas. Ten presente que el sistema que adquieras cuente con medios para administrar los procesos que se llevan internamente en la firma, la contabilidad y la administración, no únicamente herramientas para tus abogados. Te recomendamos igualmente que tengas en cuenta sistemas que logren integrarse con tus herramientas de uso diario para poder enviar correos electrónicos, crear documentos, contactos y notas.

Toma tu tiempo para evaluar exactamente lo que tu negocio necesita. Piensa en los procesos que te frustran, lo que crees que está tomando demasiado tiempo y lo que podría mejorarse, a partir de lo anterior, busca un sistema de gestión que logre solucionar estos problemas.

Define un conducto confiable de nuevas oportunidades de negocio

Tal vez sea obvio, pero para que tu firma crezca, debes tener un constante, e idealmente creciente, flujo de nuevas oportunidades de negocio por perseguir. Pero ¿cómo asegurarte de que siempre vas a tener un flujo de nuevos clientes tocando a tu puerta?

Si tus clientes actuales son felices con el trabajo que haces para ellos, es muy posible que refieran sus conocidos a tu firma. Ya hemos hablado en ocasiones del valor que tiene una firma de abogados centrada en el cliente, por lo que este punto es crucial en el crecimiento de tu negocio. En este punto, te recomendamos volver a considerar los sistemas de gestión de firmas profesionales, este tipo de sistemas proporcionan calidad y credibilidad en tus clientes.

Por otra parte, es importante crear redes con otras oficinas de abogados. Como ya lo sabes, las firmas de abogados reciben muy a menudo solicitudes de trabajo en áreas del derecho que no practican. Si otros abogados te conocen y creen en el trabajo de tu firma, es mucho más probable que te refieran con confianza a clientes que no puedan asumir, así como tú puedes hacer lo mismo a favor de ellos.

Finalmente, no temas a la comercialización. Comenzar un blog centrado en tu área de especialización en el que hables de los eventos que son atendidos por tus clientes potenciales, así como realizar estrategias de marketing por correo electrónico o por redes puede llegar a tener resultados sorprendentes. Procura realizar tanto como puedas por cuenta propia, pero si lo consideras necesario, no dudes en contar con un experto en marketing. Existen agencias de marketing especializadas en la industria legal, y pueden llegar a ayudarte a crear una estrategia centrada en la construcción de tu reputación y en el crecimiento de tu firma.

Aprende a decirle “no” a los clientes equivocados

Puede parecer contraproducente decirle que no a los clientes cuando tu objetivo es hacer crecer tu firma, sin embargo, la definición de un nicho y la adhesión a este te asegurará mayor crecimiento de manera estable. Si un cliente potencial no está alineado con el flujo de trabajo de tu firma, simplemente dile que no. Tu firma sufrirá si estás continuamente forzando a tus colaboradores a trabajar en áreas fuera de su experiencia o de su zona de confort. La razón, algo que se desconoce toma mucho más tiempo (investigación, asesoría, decisiones, etc.) y finalmente no aporta nada al crecimiento y la especialización de tus abogados en su práctica.

Cuando rechaces a un cliente porque no se ajustan sus necesidades a los servicios que ofrece tu firma, no lo veas como una pérdida de ingresos, por el contrario, míralo como un regalo de tiempo para centrar tu firma en lo que mejor sabe. Igualmente, míralo como una oportunidad para asegurarte de que eres capaz de levantarte y realizar un trabajo óptimo y de calidad cuando llegue el cliente perfecto, al que puedas asesorar en tu campo.

En este punto, es importante que cuentes con las redes de colegas que hemos mencionado en los anteriores pasos, así podrás remitir a los clientes que no puedes atender y crearás lazos más fuertes con otras firmas.

Mide y cobra con sabiduría

Tu tiempo es valioso. Debes entender cómo lo estás gastando y conforme a esto, facturar. El seguimiento del tiempo no es una tarea divertida, sin embargo, es la mejor manera de asegurarte de que el trabajo que realizas es contabilizado y factura correctamente. Incluso si has decidido cobrar una cuota fija a algún cliente, será muy útil llevar un seguimiento de tu tiempo para ver cómo fue el proceso y tomar decisiones sobre las tarifas para trabajos similares en el futuro.

Las herramientas de control y medición de tiempos para la gestión de prácticas en servicios profesionales o Practices Management Systems como Time Manager, hace que la medición de los tiempos no sea un dolor de cabeza ni implique un trabajo extra de parte tuya y de tu equipo. Volvemos al primer paso para recordarte que este tipo de sistemas son la mejor opción, al estar especializados en mejorar las prácticas de abogados y otros profesionales cuyos activos son conocimiento y tiempo. Medir con sabiduría te permitirá asegurar que estás realizando un trabajo mucho más consciente, más preciso y, por supuesto, más rentable.

Una vez que el trabajo que haz realizado para tus clientes ha sido rastreado y contabilizado, no tengas miedo de tomar decisiones para facturar respecto a tus resultados. Si estás orgulloso de tu trabajo crees en el valor de este, tus clientes también lo harán.

Conforma un equipo con las personas adecuadas

¿Cómo saber quiénes son las personas adecuadas? Para ello debes establecer la experiencia de tu práctica y las metas de tu firma, de esta forma será más fácil seleccionar a las personas que están alineadas con tus principios.

Debes ser muy claro a la hora de realizar entrevistas de trabajo, saber qué necesitas y qué te pueden ofrecer los nuevos integrantes de tu equipo. Sin embargo, sabemos que incluso después de pasar por los filtros que hayas establecido en la entrevista, no sabrás qué tan bien va a encajar una nueva persona con la misión, la cultura y los objetivos de la firma hasta que esté a bordo y se encuentre con el resto de tu equipo. No te sientas obligado a hacer sacrificios en contra del éxito de tu firma por alguien que descubre que no está alineado con los objetivos de tu empresa. Lo mejor que se puede hacer en esos casos es permitirle al empleado la posibilidad de conseguir una persona que sea adecuada para tomar su puesto, posiblemente pueda recomendarte alguien de confianza.

Ya hemos escuchado historias de pequeñas firmas de abogados cuyos propietarios se sienten como rehenes de los malos empleados que tienden a almacenar información y se resisten a cualquier cambio que implique que esa información sea asequible a otros. Esto lo hacen con el fin de convertirse en empleados indispensables para la firma, posiblemente crean que es la única forma en que pueden lograrlo, pero su comportamiento lo único que logra es perjudicar a tu firma.

Por suerte, a medida que la industria legal avanza, los productos especializados para abogados y el uso de sistemas de gestión de práctica han hecho mucho más difícil que las personas se posicionen como únicos poseedores de la información importante y han mejorado la estandarización de las prácticas.

El proceso de contratación, de capacitación y empalme siempre será un desafío para cualquier negocio, pero la gestión de la práctica y la estandarización hacen que el dolor que conlleva este proceso sea menor. Poner toda la información necesaria sobre los asuntos de la firma en un lugar de fácil acceso para todos los colaboradores permitirá construir cada vez un mejor equipo, serán más eficientes los procesos y tu firma irá en el camino hacia el éxito que tanto has deseado.