Tareas que asistentes virtuales podrían realizar por ti

No hay tiempo para perder en tareas puramente administrativas cuando eres abogado. Deberías considerar la idea de hacer uso de asistentes virtuales para alivianar tu carga laboral. Aquí te hablamos de algunos.

Tareas que asistentes virtuales podrían realizar por ti

Realizar llamadas telefónicas y programar reuniones pueden parecer tareas pequeñas pero, al final del día, puede que hayan representado más tiempo del que tenías planeado dedicarle. Tanto los abogados de pequeñas como de grandes firmas tienden a delegar a personal de apoyo de oficina este tipo de tareas, pero cuando la competencia es más fuerte y los presupuestos más estrictos, es difícil contar con recepcionistas tradicionales.

Aunque las palabras “asistente virtual” pueden llegar a remitirnos a una firma de abogados llena de robots, la verdad es que el término va mucho más allá, y se refiere a una gran variedad de tecnologías de asistencia que ya muchos abogados del mundo han empezado a utilizar.

Hoy en Time Manager te compartimos algunas formas por medio de las cuales puedes hacer uso de asistentes virtuales y facilitar tu práctica diaria por medio de la automatización de tareas administrativas. Así mismo, te compartimos algunas empresas de Estados Unidos que se encuentran realizando actualmente esta labor.

Recepción de llamadas

Si te interesa la automatización de la recepción de llamadas pero temes perder negocios importantes por remitir a tus clientes a una caja de correo de voz, te contamos que muchas firmas han concluído que subcontratar servicios a los cuales dirigir su tráfico telefónico es una buena opción. Por medio de una plataforma que cuenta con un centro de recepción atendido por humanos, las llamadas realizadas a firmas de abogados pueden ser organizadas y filtradas al correo de voz o a la línea telefónica directa de acuerdo con la necesidad.

La gran ventaja de este tipo de servicios es la emulación de un recepcionista, permitiendo conservar la conexión personal necesaria para crear confianza en los abogados de la firma. Estos asistentes pueden devolver llamadas telefónicas, programar citas y brindar información de la llamada al abogado. Entre los servicios que actualmente brindan esta función en Estados Unidos está LawyerLine, y Conversational.

Programación de reuniones

En países como Estados Unidos existen tecnologías como “Amy” impulsada por X.ai, una automatización que emplea la tecnología de lenguaje natural para ayudar a sus usuarios en el proceso de programar reuniones por correo electrónico.

Mientras que los usuarios discuten el establecimiento de una hora para una reunión pueden hacer uso de “Amy” (o “Andrew, de acuerdo a su preferencia de género para el servicio) por medio del correo electrónico, para habilitar al asistente virtual. Este servicio se sincroniza con el calendario con el fin de identificar los horarios disponibles y ofrece algunas opciones por medio del correo electrónico a la persona con la cual desea reunirse. Una vez seleccionada la hora de la reunión, Amy envía un correo electrónico con una invitación de calendario para agregarlo a este.

Replicar tareas repetitivas

KIM, acrónimo de conocimiento, inteligencia y significado (knowledge, intelligence, meaning) es un asistente virtual diseñado por RiverView Law, el cual está orientado a ayudar a abogados y departamentos internos a automatizar sus flujos de trabajo.

La gran ventaja de servicios como KIM es su personalización. La plataforma puede utilizarse para optimizar tareas repetitivas, desde gestión de procesos, hasta generación de documentos. Esta es una de las pocas plataformas que permite a los abogados (especialmente a aquellos que carecen de habilidades de programación) diseñar un método para beneficiarse por medio de la automatización de flujos de trabajo existentes.

Finalmente, son muchos los beneficios que un asistente virtual puede traer a una firma. La optimización de la misma y el ahorro de tiempo son solo algunos de los beneficios  que trae el uso de la tecnología para un profesional del derecho. Aunque somos conscientes que en Latinoamérica todavía nos hace falta avanzar mucho en materia de tecnología legal, nos interesa sobremanera que nuestros lectores se mantengan al día en materia de nuevos avances, así como invitarlos a abrir sus puertas a las mejoras que las herramientas legales pueden ofrecer.

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