Los abogados poseen mayores aptitudes para la tecnología de lo que creen: Tips para manejar procesos de adopción de nuevas tecnologías en su firma

A razón del continuo cambio de los flujos de trabajo en las firmas de legales con la entrada de nuevas tecnologías, compartimos algunos tips para manejar el proceso de adopción.

Los cambios son difíciles de afrontar en cualquier industria, más con la tecnología marcando el camino y dirigiendo el futuro de las empresas. Es por esto que los colaboradores de cualquier compañía se verán continuamente frente a la necesidad de adquirir nuevos conocimientos para hacer uso de herramientas útiles en su trabajo diario. Ahora, si se toma como verdad la muy mencionada resistencia al cambio de parte de la industria legal, parece que el trabajo de adaptación se duplica.

Tradicionalmente tiende a asociarse la tecnología con las matemáticas y las habilidades para la programación, bastante contrarias a las habilidades asociadas a un abogado, así como con un don que es otorgado o vetado acorde a la edad que se tiene. Contrario a esto, y acorde a lo discutido en el reciente seminario online de HIghQ: The role of soft skills in building an user adoption strategy for lawyers, existen habilidades propias del profesional del derecho que pueden llegar a facilitar los procesos de implementación de tecnologías en las firmas. Los profesionales de la gestión del conocimiento de la firmas Bryan Cave y Bennet Jones, hablaron de cómo la experiencia no relacionada con la tecnología es esencial para lograr que el personal de una firma adopte de manera eficaz la tecnología.

Según Scott Reid, director de conocimiento y práctica de la innovación de Bryan Cave, entre las necesidades de una adaptación a la tecnología está “hacer firmas de abogados mucho más comprometidas y eficientes”, esto partiendo del hecho de que estamos en la “era del cliente”. Actualmente, las firmas necesitan “hacer estos cambios, de lo contrario no podrán sobrevivir”. Es por esto que sacar provecho de las habilidades de los practicantes del derecho a favor de la apropiación de la tecnología es de vital importancia en cualquier estrategia de implementación.

Las siguientes, son cuatro habilidades que Reid considera de valor para alentar la adopción de la tecnología en una firma:

  1. Comunicación:

    Esta habilidad es primordial pues “permea el universo” de las otras habilidades cruciales, y requiere de la capacidad de considerar a su público así como de obtener retroalimentación de parte del mismo.

  2. Valores profesionales y ética:

    A partir de un enfoque de equipo para el desarrollo y la implementación de la tecnología, los encargados de colaborar en la capacitación y enseñanza de las herramientas pueden fomentar la confianza y la motivación en la firma.

  3. Pensamiento flexible:

    Ser receptivo con la retroalimentación permite “hacer los ajustes correctos en el momento adecuado cuando parezca que el plan va a desmoronarse”.

  4. Inteligencia emocional:

    Saber cuándo escuchar y cuándo hablar permite mantener los factores interpersonales en mente en el momento de hacer que los usuarios hagan uso de la tecnología.

Estos parecen ser elementos obvios en términos de entrenamiento, sin embargo, de acuerdo con la encuesta de compra de tecnología realizada por InsideLegal en el 2016, el segundo mayor desafío al que se enfrentan los bufetes de abogados, con un resultado del 42%, es la adopción de usuarios y la falta de capacitación.

En el LegalTech de Nueva York realizado en el presente año, Jim McCue, director de sistemas de información de Rodey, Dickason, Sloan, Akin y Robb, señaló que cuando se estaban cambiando los sistemas de gestión de documentos, algunos abogados no asistían a la capacitación, y muchos otros parecían no estar escuchando.

Por otra parte, durante el seminario web de HighQ, Kate Simpson, directora nacional de gestión del conocimiento de Bennet Jones, destacó la importancia de la empatía y de la creación de una experiencia compartida, que permite motivar a todos los integrantes de la firma sobre el uso de la tecnología. “Co-creación colaborativa” es como Simpson denominó este tipo de experiencia, la cual considera que logra que las personas se sientan valoradas, así como logra una participación activa de las mismas, generando una mejor adopción.

Sin embargo, Simpson resaltó la importancia de “observar a las personas en lo que realmente hacen” en contraposición a lo que dicen. Parte de la experiencia compartida consiste en “muéstrame, no me digas”, estrategia que es seguida por un enfoque en los puntos de dolor en la implementación. “Los abogados son muy, muy buenos para quejarse. Y esto no es algo malo. En realidad, es fantástico conseguir que den con un problema quejándose, porque creo que los abogados son mejores en describir sus puntos de dolor que ayudando a diseñar una solución para el futuro” afirmó Simpson durante su intervención.

Hablar con el usuario final durante todo el proceso de implementación hace que todo el esfuerzo sea más colaborativo y que tenga más posibilidades de tener éxito. Simpson resaltó que “los abogados tienen diferentes áreas de práctica, y cada uno es único, por lo que tenemos un trabajo muy difícil en nuestras manos”. A razón de lo anterior, se requiere de parte de los gerentes del conocimiento una búsqueda constante de qué cambios realizar en los procesos para satisfacer las necesidades reales de los usuarios. “Queremos impulsar comportamientos” dijo Reid, por lo tanto “tenemos que ver lo que dicen [los usuarios] y lo que hacen”.

Simpson señaló la importancia de tener primero a los “primeros adoptantes” a bordo, “porque ellos proporcionarán retroalimentación honesta y constructiva”. Después de esto, se pueden adaptar los enfoques a otros grupos, los cuales ella denomina “mayoría temprana” (aquellos que requieren el producto terminado) y “mayoría tardía” (aquellos que son muy escépticos y quieren evitar el riesgo). Finalmente destacó que “es necesario crear diferentes modelos de comunicación para convencer y persuadir a los diferentes grupos”.