Estrategias infalibles para optimizar la gestión del tiempo

Cada año empieza con una nueva lista de metas por alcanzar a nivel personal, familiar y profesional. Si ya tienes la tuya, el equipo de TimeManager quiere ayudarte a cumplirla, por lo que a continuación te presentamos 8 estrategias para optimizar la gestión del tiempo en tu trabajo. Dedíca esta primera etapa del año para evaluar y replantear la forma en que estás administrando tu tiempo.

¿Qué harás con el tiempo ganado?

Este será el objetivo de la buena gestión de tu tiempo. Nada mejor que comenzar con la motivación; esto con el fin de no rendirse y alcanzar las metas propuestas. Se malgasta tanto tiempo durante las horas laborales por falta de organización, que tendemos a sacrificar nuestras vacaciones y nuestras relaciones personales. ¿Qué tal unas vacaciones con la familia? ¿Salir a cenar más seguido con nuestra pareja? ¿Quizás realizar esa especialización que tanto queremos? Este será el resultado de un uso eficaz de nuestro tiempo.

Planificar la gestión del tiempo

Este paso es fundamental, más aún si trabajas en equipo. Realizar una agenda común y compartirla con todos los miembros del equipo permite conocer las fechas fijadas para proyectos y reuniones, proporcionando una visión global de los procesos de los objetivos fijados. Por medio de un calendario establecido será mucho más fácil evaluar procesos y coordinarse con los demás departamentos de la empresa, y a mayor organización, mayor será el compromiso de tus colaboradores en cumplir las fechas establecidas.

Hacer listas de tareas

No acumules en tu cabeza más información de la necesaria a la hora de trabajar. Crea listas de tareas que te permitan ordenar y agrupar de acuerdo a la prioridad y al tiempo que tardan en realizarse. Aquellas que sabes que te ocuparán tan solo unos minutos, realízalas lo más pronto posible. Por el contrario, aquellas que sabes que te tomarán un buen tiempo prográmalas en tu agenda con un día y hora específica de realización. Con la evacuación de tareas sencillas y la programación de tareas complejas sentirás que tu mente se despeja, puesto que tendrás menos preocupaciones acumuladas.

No más multitareas

Se ha demostrado que el cerebro trabaja mejor cuando le permitimos concentrarse en una única tarea y le proporcionamos pausas frecuentes. Durante el tiempo que has dispuesto para realizar una tarea, procura evitar al máximo realizar otras tareas y evitar distracciones que no estén relacionadas con el trabajo. Unos pocos minutos de tardanza y devolverás la llamada o atenderás a la solicitud de alguno de tus compañeros o colaboradores.

Lleva tus notas a todas partes

Si vas en el transporte y se te ocurre una buena idea anótala, antes de que se evapore. Si estás leyendo un artículo y te gustaría aplicarlo a tu proyecto no confíes en que tu cabeza lo recordará, cópialo, recórtalo o tómale una foto. Solo así tendrás un verdadero banco de ideas y de inspiración, pues aunque nuestro cerebro es poderoso, no almacena todo lo que procesamos durante el día.

Categoriza tus documentos

Aunque parezca que pierdes más tiempo reorganizando los archivos de tu oficina que buscándolos entre el desorden, es un hecho que un archivo organizado los documentos optimizará tu rendimiento y te dará unos buenos minutos que a final de mes, en balance, podrá llegar a constituir unas horas  de tiempo extra. Organiza tus documentos y establece un método coherente al crear un nuevo fichero. Un buen sistema de documentación en la empresa posibilita la identificación y recuperación de los archivos.

Optimiza la comunicación

Utiliza un buen software de mensajería, administra eficazmente tus contactos en tu correo de la empresa y en tu teléfono inteligente con el fin de comunicarte rápidamente con tus compañeros y evitar llamadas telefónicas en las cuales se pierde tiempo y puedes quizás no ser atendido.

Emplea un software de control de tiempo en tu empresa

Si quieres generar un cambio dramático, no solo en la forma en que administras tu tiempo, sino en la forma en que se organizan los procesos de tu empresa, emplea un software que te permita gestionar todos los puntos anteriores de manera rápida y eficaz. Con nuestra herramienta Time Tracking en TimeManager hemos llevado el control y la administración del tiempo a otro nivel, por lo que te invitamos a iniciar este año con nosotros y alcanzar tus objetivos más rápidamente.