Consejos para administrar una firma de abogados

La necesidad de administrar y gestionar correctamente una firma de abogados nace de su naturaleza de negocio, todos somos conscientes que en la actualidad para alcanzar el éxito y el reconocimiento en el mercado laboral no basta con ser buen profesional, en el caso de las firmas de abogados no basta con tener buenos abogados que realicen una buena labor, pese a que esto es imprescindible,  es necesario ir  más allá, pensar en la correcta organización y administración de los recursos con los que cuenta la firma. Si para una fábrica que produce chocolate la materia prima es el cacao, para una firma de abogados sus recursos más preciados son el tiempo y conocimiento de cada profesional. La intangibilidad de los recursos primarios con los que trabaja una firma de abogados o bien una empresa que preste servicios profesionales hace más compleja su gestión. Ahora bien, pensemos en cuán complejo puede llegar a ser el problema si consideramos que la mayoría de los abogados no han sido formados para administrar, todo puede convertirse en un gran caos ¿qué hacer para administrar correctamente una firma de abogados y no morir en el intento?.

  • Organizar los procesos de cobranza: No es rocket science si se acepta la ayuda de la tecnología para optimizar los procesos, tener información a la mano y lograr unas finanzas ordenadas que nos permitan estudiar los indicadores y proyectarnos. En esencia, que la firma adquiera un software que ayude a ordenar la facturación ya sea por cliente, tarifa, asunto u otros. 
  • Estandarizar: definir indicadores de rendimiento para los profesionales que trabajan en la firma y estandarizarlos. Con esto no me refiero a que cada profesional debe cumplir con los mismos estándares o cobrar las mismas tarifas, me refiero a plantear un “catálogo” de profesionales según sea su labor, experiencia, o área del conocimiento y a cada una de las categorías asignarle unos ítems a considerar, en el caso de los abogados el más usual es el tiempo trabajado en determinado caso o cliente, pues bien, este puede ser el ítem a estandarizar.
  • Conocer y controlar: como ya lo mencionamos anteriormente, los recursos con los cuales trabaja un abogado puede ser de naturaleza intangible, esto solo aumenta la necesidad de controlarlos. Usar una aplicación que permita el registro de tiempo que cada profesional dedica a sus caso y clientes es una excelente manera de empezar a administrar correctamente los recursos.
  • Comunicar: En el caso de las firmas de abogados es usual que más de un profesional trabaje en un caso en particular, también es frecuente que un solo cliente tenga varios casos que son manejados por diferentes profesionales. Pues bien, es necesario que los profesionales que componen la firma puedan tener mecanismos óptimos de comunicación, herramientas que les permitan compartir los avances, notas y documentos referentes a cada proceso.
  • Evaluar y decidir: la fase que corresponde a la cabezas de una firma, la evaluación constante del rendimiento de la firma, los procesos que marchan bien y aquellos que deben ser optimizados. Un software que cuente con un dashboard completo y un módulo de inteligencia de negocios siempre será el mejor aliado para poder tener una visión global de los componentes de la firma, para tomar las mejores decisiones.

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