Herramientas para Business Intelligence: sus principales características

Se entiende Business Intelligence como la capacidad que tiene una empresa de transformar los datos en información y posteriormente la información en conocimiento, posibilitando de esta manera la optimización de procesos y la toma de decisiones informadas. Los datos y su visualización permiten hacer un análisis de los procesos para poder optimizarlos y a la vez tener reportes de sus operaciones.  La BI es el conjunto de metodologías, tecnologías, aplicaciones y procesos que permiten no solo la obtención de los datos, sino su curación, transformación y visualización, todo con el fin último de transformarlos en información estructurada que se pueda representarse en reportes, que se preste para ser analizada y de esta manera soporte las decisiones.

Uno de los componentes principales de la inteligencia de negocios es la tecnología, las aplicaciones y herramientas que permiten la implementación efectiva de BI en una empresa. Estas aplicaciones deben contar con unas características básicas para ser funcionales y responder a la necesidad latente que tiene toda empresa de tomar decisiones informadas, estas son las características fundamentales con las que deben contar estas herramientas:

  • Las herramientas de Business intelligence deben ofrecer a los usuarios el acceso constante y sencillo a los datos relevantes, lo anterior con el fin de permitir un análisis simple la información que  ha sido almacenada y a partir de ella generar informes que den cuenta de los procesos de la empresa a nivel global o especifico.
  • Las herramientas enfocadas en Business intelligences deben contar además con diversas opciones que permitan la realización de modelos y pronósticos con el fin de visualizar y planificar el futuro de las operaciones dentro de la compañía .
  • La posibilidad de movilizar los datos entre varias personas y varios sectores de la compañía es una necesidad imperante, por tal razón una característica vital de las herramientas de inteligencia de negocios reside los ítems que permiten compartir  la información. Está claro que no todas las personas que trabajan en una compañía tiene potestad para visualizar  la totalidad de los datos y menos aún para editarla, pero aun así la información debe ser compartida, la solución a este problema es tener una herramienta de BI que permita discriminar el tipo de visibilidad que tiene el funcionario, al igual que si libertad de edición de la información. Entonces, más allá de la difusión de los datos en una empresa, la posibilidad de compartir debe ir de la mano con la personalización y diferenciación en las acciones permitidas sobre los datos dependiendo del cargo que ocupan los diferentes empleados que acceden a ellos.  
  • Agilizar la búsqueda, consulta y análisis de grandes cantidades de datos es pan de cada día en las grandes empresas, tener la posibilidad de realizar procesamiento analítico en linea (OLAP) es una de las ventajas que presta la inteligencia de negocios, esto obliga a las herramientas dispuestas para ella a contar con ítems que permitan resumir grandes bases de datos en cubos OLAP o cubos multidimensionales, donde los hechos numéricos se clasifican por dimensiones.
  • Ahora bien, con respecto a la visualización de los datos y la información, los cubos de análisis que permiten a los administradores realizar los respectivos estudios de los datos, son una parte importante de las herramientas, todas las posibilidades de observar gráficamente la información para tener una visión global de los datos son importantes. Teniendo en cuenta lo anterior la herramienta debe contar con cuadros de mando integrales o dashboards que proporcionan toda la información en un solo vistazo.

Conociendo las características esenciales con las que debe contar una herramienta para la inteligencia de negocios, no está de más recordar rápidamente cuales son las ventajas que estas herramientas pueden dar a cualquier compañía.

  • Capacidad para extraer, sintetizar, analizar y presentar la información de forma amable y en menos tiempo.
  • Automatización en el proceso de transformación: datos – información – conocimiento.
  • Información en el modelo adecuado para todos los usuarios.
  • Posibilidad de navegar en la información a través de OLAP sin necesidad de depender de departamentos externos.
  • Sistema soportado sobre plataformas tecnológicas sólidas y escalables.
  • Real time data: con la información a tiempo real es posible saber qué está pasando en cada momento en nuestro negocio, y así poder anteponerse a posibles errores.

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